Muzikant zijn vergt enige administratie. Als je gaat optreden moet je van alle leden van het gezelschap de volgende gegevens kunnen overleggen:

• Naam
• Adres
• Woonplaats
• Geboortedatum
• BSN-nummer
• Bankrekeningnummer
• Kopie paspoort
• Eventueel: kopie VAR-verklaring

En zodra er inkomsten zijn moet er een boekhouding zijn. Deze moet een inzichtelijk en betrouwbaar overzicht geven van alle inkomsten en uitgaven. In de praktijk komt het erop neer dat je opschrijft wat er is gebeurd en alle bonnen geordend bewaart. Dat doe je voor je eigen praktijk als muzikant én voor de groep(en) waarin je speelt.

De boekhouding
Bij het opzetten van een boekhouding is het handig voor de band een aparte bank- of girorekening te hebben. Als het samenwerkingsverband is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK) open je een rekening op naam van de rechtsvorm, onder vermelding van het inschrijvingsnummer bij de KvK. Is de groep niet ingeschreven dan moet één van de leden op eigen naam een aparte rekening openen. Ook voor je eigen administratie is het handig om alle inkomsten en uitgaven uit de muziek op een aparte bankrekening onder te brengen.

Het boeken van uitgaven en inkomsten
Als je altijd alle inkomsten en uitgaven op deze bankrekeningen boekt, hoef je alleen nog maar te noteren met welke bewijsstukken de verschillende posten corresponderen. Dat doe je door de post en het bijbehorende bewijsstuk een nummer te geven. Alle bonnen en facturen van kosten bewaar je op nummer in een ordnermap uitgaven. Voor alle inkomsten – cash of via de bank – maak je zelf een factuur met een datum en een doorlopend nummer (b.v. 2011-01), je adres, gironummer en je KvK- en BTW-nummer. Je stuurt de klant het origineel en bewaart zelf een kopie in de map inkomsten, samen met de andere bewijsstukken zoals contracten en kopieën van gageverklaringen.

Als je altijd alle inkomsten en uitgaven bijhoudt, kan een boekhouder er aan het eind van het jaar gemakkelijk een boekhouding van maken. Dat doet hij in vier stappen:

• Het kas- en bankboek
• De afschrijvingen
• De resultatenrekening
• De balans

Kenmerkend voor boekhouden is het principe van de gelijke totalen. Bij het kasboek, de resultatenrekening en de balans moeten de totalen van inkomsten en uitgaven gelijk zijn. Het bedrag dat je in één van de kolommen moet toevoegen geeft de informatie waar dat overzicht voor is bedoeld: in het kasboek het kassaldo, in de resultatenrekening het bedrag aan winst of verlies en op de balans het eigen vermogen. Deze gegevens zijn – zowel van de band als van jou privé – nodig voor jouw belastingaangifte.

(2011)